Reiskostenvergoeding na 1 oktober (en alternatieven)

Reiskostenvergoeding na 1 oktober (en alternatieven)

Reiskostenvergoeding na 1 oktober (en alternatieven)

Vanwege de coronacrisis hoeven werkgevers de vaste reiskostenvergoeding niet aan te passen. Ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is wel dat het vaste vergoedingen betreffen die al vóór 13 maart 2020 werden toegekend. De werkgever is niet wettelijk verplicht om de vaste reiskosten door te betalen, behalve als het vastgelegd is dat hij dit wel moet doen (zoals bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst). 

Verlengd vanwege aanhoudende crisis 

Eerder kwam al het nieuws dat de vaste reiskostenvergoeding werd verlengd 1 april 2021 en daarna tot 1 juli 2021. Vooralsnog is 1 oktober de einddatum van deze tegemoetkoming. Mocht de regeling wel weer verlengd worden dan lees je dat op onze website. 

Na 1 oktober 

Wordt de regeling niet verlengd na 1 oktober dan tellen thuiswerkdagen vanaf dat moment niet meer mee als reisdagen. Werkgevers moeten na 1 oktober het reisgedrag opnieuw in kaart brengen. Alleen als aan de voorwaarden wordt voldaan, is een onbelaste vaste vergoeding mogelijk. Deze vergoeding geldt dan alleen voor de daadwerkelijk gereden kilometers. 

Alternatieven 

Jouw werknemers op een andere manier tegemoetkomen? Wij zetten twee alternatieven voor de vaste reiskostenvergoeding voor je op een rij.  

Werkkostenregeling (WKR)

Werkgevers mogen onder de werkkostenregeling een gedeelte van het fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor hun werknemers. Dat is de vrije ruimte. Reiskosten vallen hier ook onder. 

De vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 is in 2020 en 2021 verhoogd van 1,7% naar 3%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 blijft de vrije ruimte in 2020 1,2% en in 2021 1,18%.  

Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moeten werkgevers over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte.  

Noodzakelijkheidscriterium werkkostenregeling 

Voor bepaalde producten, zoals gereedschap, tablets en smartphones geldt het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Deze goederen kunnen werkgevers belastingvrij geven als zij deze nodig vinden voor het werk. Het privégebruik is dan niet meer van belang. 

Thuiswerkvergoeding 

Werkgevers kunnen er ook voor kiezen om werknemers een vaste vergoeding te verstrekken voor het thuiswerken. Met deze thuiswerkvergoeding kunnen werkgevers de meerkosten van werknemers, zoals bijvoorbeeld koffie en stroom, te vergoeden. Deze thuiswerkvergoeding is meestal niet onbelast behalve als deze valt onder de noodzakelijkheidscriterium werkkostenregeling (zie boven). Ook zaken die niet onder het noodzakelijkheidscriterium vallen kunnen worden ondergebracht in de WKR. 

Het is goed mogelijk dat we ook na de coronacrisis (meer) gaan thuiswerken. Daarom onderzoekt het kabinet voor na de crisis de vormgeving van belastingmaatregelen waarmee werkgevers thuiswerkkosten kunnen vergoeden.